Ficha del lead — conversación, gestión e informe

Qué es

Cada lead tiene una ficha propia con todo lo que necesitas para gestionarlo: su estado en el embudo, etiquetas, la IA asignada, la conversación completa y un informe generado por IA con la calidad del lead y el resumen de lo que ha pasado.

Es la pantalla a la que entras cuando haces clic en un lead desde la tabla, el kanban o cualquier notificación.

Qué ves al entrar

La ficha se divide en dos paneles:

• Panel izquierdo — información y gestión del lead.
• Panel derecho — conversación con el lead.

Panel de información

En la cabecera ves:

• Nombre del lead y datos básicos. Si Instagram no facilita el nombre, el lead aparece con su @usuario; si además Instagram no permite ver su perfil (suele pasar cuando el negocio escribe primero), verás la marca Perfil oculto: la IA le responde con normalidad, pero no se conocen sus seguidores, su verificación ni si te sigue.
• Estado en el embudo (Descubriendo, Cualificando, Propuesta, Agendado, Pagado, etc.) con un selector para cambiarlo manualmente.
• Tags asignados.

Debajo, los controles de gestión:

• ¿Automatizado? — interruptor para activar o desactivar la respuesta automática de la IA en este lead concreto.

  • Automatizado: la IA responde sola.
  • Manual: la IA queda en pausa para este lead. Tú llevas la conversación.

  Al volver a Automatizado, la IA no contesta lo acumulado

  La IA solo se pone en marcha con un mensaje nuevo del lead. Si mientras estaba en manual (o con la IA apagada) llegaron mensajes sin respuesta, al reactivarla no los contesta: espera al siguiente. Para responder a esos mensajes pendientes usa Generar con IA en el chat, revisa el texto y envíalo tú.

  Responder desde el panel no pasa el lead a manual. Solo lo hace responder desde la app de Instagram, y únicamente si tienes activado ese disparador en Configuración del negocio.

  Si el lead vuelve solo a Automatizado

  Pasa con leads de Instagram a los que sigue tu cuenta cuando está activo Si tu cuenta de Instagram ya sigue al lead: ZeroChats no guarda sus mensajes, así que cada mensaje de tu equipo cuenta como el primero de la conversación y puede devolver el lead a Automatizado. Si quieres llevarlos tú en Manual, desactiva ese ajuste. Detalle en No responder a leads que sigues.

• IA asignada — desplegable para cambiar qué agente de IA gestiona a este lead. Útil cuando tienes varias IAs (por ejemplo, una para cualificación y otra para soporte).

• Notas — abre las notas internas de este lead.

Notas del lead

Las notas son anotaciones internas sobre un lead, visibles para tu equipo y nunca para el lead. Sirven para dejar constancia de lo que no cabe en el estado ni en las etiquetas: lo que se habló por teléfono, el precio que se le pasó, por qué se está retrasando la decisión.

Desde el botón Notas de la ficha puedes:

• Añadir nota — escribe el texto y guarda. La nota queda firmada con tu nombre y la fecha.
• Editar o Eliminar — solo tus propias notas. Las de tus compañeros las ves, pero no las puedes modificar.

Las notas se listan de más nueva a más antigua.

Ver las notas de todo el negocio

En el panel de leads hay un acceso a Notas de leads: la lista de las notas más recientes escritas por tu equipo, con paginación y un enlace Ver lead para saltar a la ficha correspondiente. Es la forma rápida de ponerte al día de lo que ha anotado el equipo sin abrir lead por lead.

Mensajes a enviar

En el panel de leads, junto a Notas de leads, hay un acceso a Mensajes a enviar: la cola de lo que la IA tiene pendiente de mandar en todo el negocio, del envío más próximo al más lejano.

Cada línea te dice:

• Qué lead lo va a recibir, con el identificador de su plataforma (@usuario en Instagram, el número en WhatsApp).
• Si es una respuesta o un follow up.
• Cuánto falta (45m, 1h 15m, 2d 3h), con la hora prevista debajo en la zona horaria de tu navegador.

Sirve para ver de un vistazo qué va a salir en las próximas horas y adelantarte si algo no debería enviarse: basta con pasar ese lead a Manual y el mensaje no sale.

Los tiempos son una estimación

La hora que ves es cuándo el mensaje puede salir, no cuándo sale seguro. El Horario de Oficina y algún reintento pueden retrasarlo. Los leads que ya has pasado a Manual no aparecen en la lista, porque sus mensajes pendientes no llegan a enviarse.

Panel de conversación

A la derecha tienes el historial completo de mensajes del lead, con separadores por fecha y los contenidos enviados. Sobre la lista hay un botón Actualizar mensajes para forzar una recarga y el botón Crear recordatorio, que apunta una acción pendiente sobre este lead para una fecha (retomar la conversación o una tarea que has prometido). Cómo funcionan, en Recordatorios.

Mensajes que vienen de un comentario

Cuando la conversación arranca en un comentario de un reel o un post, el chat te lo dice: el comentario del lead lleva encima la etiqueta Comentario en una publicación con su texto, y el mensaje con el que se le respondió lleva Respuesta al comentario. Así sabes de qué publicación viene ese lead sin salir de la ficha.

Si la palabra clave de ese comentario tenía un botón con enlace, en el chat lo ves dibujado como botón debajo del texto, igual que lo recibió el lead.

Razonamiento de la IA

Los mensajes que ha enviado la IA muestran un pequeño icono de cerebro sobre el primer mensaje. Al pasar el cursor por encima aparece el Razonamiento de la IA: una breve explicación de por qué la IA contestó así en ese punto de la conversación.

Sirve para dos cosas:

• Auditar la decisión: entender qué señal del lead llevó a esa respuesta concreta.
• Distinguir los mensajes escritos por la IA de los que has escrito tú: los tuyos no llevan icono de cerebro.

Si un mensaje no muestra el icono, es un mensaje escrito por ti.

Al pie del panel está el cuadro para escribir, con tres acciones:

• Enviar — envía un mensaje escrito por ti.
• Generar con IA — pide a la IA que redacte la siguiente respuesta. Puedes editarla antes de enviar.
• Generar Follow-Up — pide a la IA que redacte un mensaje de reactivación según el follow-up que elijas.

Ventana de 24 horas

Tanto Instagram como WhatsApp solo permiten enviar mensajes salientes gratuitos dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del lead. Pasada esa ventana, la plataforma podría bloquear el envío. Para reactivar leads dormidos, configura Follow-Ups dentro de ese plazo.

Pasados 7 días, se escribe desde Instagram

En Instagram, un mensaje escrito por una persona puede salir hasta 7 días después del último mensaje del lead. Cuando se cumplen esos 7 días, ZeroChats ya no puede escribirle y el cuadro de mensajes te lo dice antes de que empieces a teclear: “Han pasado más de 7 días desde el último mensaje del lead. Instagram no permite volver a escribirle hasta que te escriba de nuevo”. Generar con IA y Generar Follow-Up quedan desactivados.

Si ZeroChats conoce el @usuario del lead, sigues pudiendo escribir el mensaje en el cuadro: el botón de enviar pasa a ser Enviar por Instagram, que copia tu texto y abre el chat con esa persona en Instagram para que lo pegues allí. Si no se conoce su @usuario, no hay forma de llegar a esa conversación desde fuera y el cuadro se queda bloqueado.

Lo mismo pasa con un follow-up manual cuando el lead cruza los 7 días con la cola abierta: el envío se detiene, el aviso te explica el motivo y te ofrece abrir el chat en Instagram.

La ventana se reabre sola

En cuanto el lead vuelva a escribirte, el cuadro se desbloquea y todo vuelve a funcionar con normalidad.

Cuando un mensaje tuyo no llega al lead

Tu mensaje aparece en el chat aunque la plataforma acabe rechazándolo, así que, cuando eso pasa, ZeroChats te avisa con un aviso que explica por qué no ha llegado. Los motivos habituales en Instagram son:

• La ventana de mensajería está cerrada — ha pasado demasiado tiempo desde el último mensaje del lead. Se vuelve a abrir en cuanto el lead te escriba de nuevo.
• La conexión con Instagram ha caducado — tienes que volver a conectar la cuenta desde Configuración del negocio para poder seguir enviando.
• El lead no puede recibir tus mensajes — nunca aceptó la conversación, te ha bloqueado o ha eliminado su cuenta. Esperar no cambia nada.
• El lead ha archivado o eliminado la conversación — el mensaje no tenía dónde llegar.
• El comentario ya no admite respuesta privada — se ha eliminado, o ya se había respondido: la plataforma solo permite una respuesta privada por comentario.
• Instagram ha restringido temporalmente los enlaces de tu cuenta — el mensaje llevaba un enlace escrito en el texto e Instagram lo ha rechazado. Para no alargar la restricción, ZeroChats pausa durante una hora los enlaces en texto de esa cuenta; los mensajes sin enlace siguen saliendo y tus contenidos de tipo enlace y tus enlaces de venta se entregan mientras tanto como botón. El aviso correspondiente, con los minutos que quedan, lo tienes en el Dashboard.
• El acceso a mensajes está desactivado en tu Instagram — en la app de Instagram está apagado Permitir acceso a mensajes, así que Meta rechaza todo lo que se envía desde ZeroChats en todas las conversaciones. Vuelve a activarlo desde la app del móvil; el paso a paso está en Problemas comunes.
• Meta ha restringido temporalmente los envíos de tu cuenta — su sistema antispam está rechazando todo lo que sale de la cuenta conectada (textos, botones, audios e imágenes, de la IA o enviados a mano). Como cada intento alarga la restricción, ZeroChats pausa todos los envíos de esa cuenta durante 15 minutos y prueba con el siguiente mensaje. Mientras dure, evita historias con palabra clave y envíos masivos.
• Se ha alcanzado el límite de envíos — se libera solo, y después puedes volver a enviar el mensaje.
• La plataforma ha rechazado el archivo en este intento — el archivo no tiene nada malo y suele salir bien más tarde. Avisa a soporte si se repite siempre con el mismo.
• La plataforma no acepta el archivo — pesa demasiado o está en un formato que no admite. Sustitúyelo por uno más ligero en tus Contenidos.
• El archivo se aceptó pero no hay confirmación de que llegara — el archivo tampoco tiene nada malo; confirma con el lead si lo recibió antes de volver a enviarlo.
• La plataforma no responde — ni siquiera tras varios intentos. Puede que el mensaje haya llegado igualmente: revisa la conversación antes de reenviarlo.
• El contenido no se ha llegado a enviar — al contenido le falta el archivo o es de un tipo que la plataforma no acepta. Vuelve a subirlo desde Contenidos: mientras siga así no le llegará a ningún lead, y la IA deja de ofrecerlo para no repetir un envío que siempre falla.
• La plataforma lo ha rechazado sin indicar un motivo conocido — inténtalo de nuevo más tarde; si se repite, revisa el estado de la conexión.

Si no ves ningún aviso, el mensaje salió correctamente.

Un contenido rechazado no se da por enviado

Cuando la plataforma rechaza un mensaje que llevaba un contenido, ese contenido no cuenta como entregado, así que la IA puede volver a ofrecérselo al lead más adelante. La única excepción es un archivo que la plataforma no acepta por peso o formato: como volvería a rechazarlo igual, ahí sí se deja de intentar y lo que toca es sustituir el archivo en tus Contenidos.

El informe del lead

Debajo de los controles de gestión, el botón Obtener Informe genera un análisis del lead hecho con IA. Una vez generado, queda guardado y se ve cada vez que abras la ficha.

Qué contiene el informe

Calidad del Lead

Una nota global —Alta, Media o Baja— acompañada de cuatro señales puntuadas del 1 al 5:

• Interés — cuánto ha mostrado el lead que le importa tu oferta.
• Urgencia — cómo de pronto necesita una solución.
• Intención — cómo de cerca está de comprar o agendar.
• Disponibilidad — si tiene tiempo y condiciones para avanzar.

Sirve para saber, de un vistazo, en qué leads vale la pena invertir tiempo.

Red Flags

Lista de señales negativas detectadas durante la conversación: objeciones repetidas, falta de presupuesto, fuera de zona, expectativas no realistas, etc. Si no hay ninguna, el informe lo indica.

Resumen de la conversación

Un párrafo redactado por la IA con lo más importante de lo hablado: qué busca el lead, qué objeciones ha puesto, qué le has propuesto y en qué punto está la conversación. Pensado para preparar una llamada sin tener que releer el chat entero.

Último accionador de agenda

Si el lead llegó a agendar una cita, aquí ves la frase o evento que disparó la agenda. Útil para entender qué argumento funciona en tu funnel.

Enlaces de venta enviados

Lista de los enlaces de venta que la IA ya ha mandado al lead a lo largo de la conversación.

Contenidos enviados

Lista de los contenidos (PDFs, vídeos, audios, enlaces) que la IA ha compartido con el lead.

Follow-ups enviados

Cada follow-up disparado para este lead, con:

• Hora a la que se envió y a qué follow-up corresponde.
• Si se envió un mensaje o quedó vacío.
• Si el lead respondió o no al follow-up.

Te da una lectura rápida de qué follow-ups funcionan y cuáles no.

Turnos en los que la IA no escribió

Las veces que la IA decidió no enviar nada, tanto en respuestas como en follow-ups. Sirve para explicar los huecos del chat: no es que el mensaje se perdiera, es que la IA valoró que no tocaba escribir. Cada línea indica si era una respuesta o un follow-up y, cuando queda registrado, el motivo.

Origen del lead

Si conocemos cómo llegó el lead (Story, Post, Reel, Anuncio…), aquí ves el tipo y, cuando es posible, una vista previa del contenido por el que entró.

Primer contacto y fecha de agenda

Dos fechas clave:

• Primer contacto — cuándo escribió el lead por primera vez.
• Fecha de agenda — cuándo está programada su cita, si ya la tiene.

Historial de estados

Línea temporal con cada cambio de estado del lead en el embudo, ordenada por fecha. Útil para ver cómo ha evolucionado el lead y, si una transición fue automática, qué la disparó.

Buenas prácticas

• Antes de una llamada de cierre, abre la ficha y genera el informe: te da el guion sin tener que releer la conversación.
• Si vas a tomar la conversación tú, pon el lead en Manual para evitar que la IA conteste a la vez.
• Usa Generar con IA cuando quieras una respuesta rápida pero con tu toque: la IA propone, tú editas, tú envías.
• Revisa los Red Flags antes de invertir tiempo en un lead: si la calidad es baja y hay banderas claras, prioriza otros.
• Mira el Historial de estados para entender en qué punto se atascan los leads que no avanzan.