Embudo de leads — etapas y transiciones automáticas

Qué es

Cada lead tiene un estado que indica en qué punto del proceso de venta está. ZeroChats mueve los leads entre estados automáticamente, según evoluciona la conversación.

La IA evalúa cada mensaje y mueve al lead a la siguiente etapa cuando se cumple la condición.

Tres vistas para gestionar leads

Puedes trabajar con tus leads desde tres vistas que conviven en el dashboard:

• Lista — tabla con todos los leads. Pensada para revisar y filtrar muchos a la vez (por estado, tag, agente, fecha, etc.).
• Embudo visual — kanban con una columna por etapa. Ves cuántos leads tienes en cada fase y puedes arrastrar un lead de una columna a otra para cambiar su estado manualmente.
• Bandeja de mensajes — lista de conversaciones para responder lead a lead, sin salir del chat.

Las tres vistas trabajan sobre los mismos datos: cualquier cambio (estado, tag, automatización) se refleja al instante en las otras.

Filtros de la vista Lista

Sobre la tabla tienes el botón Filtros. Se pueden combinar todos entre sí y se aplican a la vez:

Filtro	Qué hace
Nombre	Busca por el nombre del lead o por su usuario de Instagram (con o sin @).
Instagram o teléfono	Busca por el usuario de Instagram o por el teléfono (el de WhatsApp o el que se haya recogido en la conversación).
Último mensaje desde / hasta	Rango de fechas del último mensaje de la conversación.
Agente de IA	Deja solo los leads que gestiona un agente concreto, o los de Por defecto.
Estado	Deja solo los leads que están en una etapa del embudo.
Contacto	Deja solo los leads a los que ahora no puedes escribir sin más: Bienvenidas sin responder (les escribiste tú y nunca te contestaron por privado), Ventana cerrada (+24 h) (escribieron hace más de 24 horas) o Bloqueado por otra app (otra app conectada a tu cuenta tiene la conversación e Instagram rechaza los mensajes de ZeroChats).
¿Automatizado?	Automatizado (responde la IA) o Manual (la IA está en pausa en ese lead).
Etiquetas	Deja solo los leads que tienen una etiqueta, escribiendo su nombre. Solo aparece si tu negocio tiene etiquetas.
Mensajes Mínimos / Máximos	Acota por cuántos mensajes tiene la conversación.
Verificación	Verificado o No verificado, según la verificación de Meta de la cuenta de Instagram del lead.
Sigue la cuenta	Seguidor o No seguidor de tu cuenta de Instagram.
Le sigues	Seguido o No seguido: si tu cuenta de Instagram sigue al lead.
Seguidores Mínimos	Deja solo los leads con al menos ese número de seguidores en Instagram.

«Último mensaje desde / hasta» son fechas, no horas

Los dos campos son selectores de fecha y hora, no «hace X horas». Desde marca el principio del rango y hasta el final, y ambos extremos entran en el resultado. Para encontrar leads que llevan tiempo en silencio, deja desde vacío y pon en hasta la fecha a partir de la cual ya no quieres verlos.

El momento que se mira es el del último mensaje de la conversación, lo haya escrito el lead o tu negocio (tú o la IA). Un follow-up automático también cuenta como último mensaje. Los leads que aún no tienen ningún mensaje no aparecen cuando usas estos dos campos.

Las etapas del embudo

Etapa	Significado	Quién la asigna
Abierta	Conversación iniciada por el negocio (outbound).	ZeroChats
Descubriendo	Lead nuevo, conversación activa todavía sin clasificar.	ZeroChats
Cualificando	La IA está evaluando si el lead encaja con tu oferta.	Condición que defines tú
Propuesta	Calificado, listo para recibir la propuesta de venta.	ZeroChats (al enviar un enlace)
Agendado	Tiene una cita confirmada en el calendario.	Condición que defines tú
Pagado	Ha confirmado el pago.	Condición que defines tú
Pospuesto	Pausado por ahora; contactar manualmente más adelante.	Condición que defines tú
No cualificado	No encaja con tu oferta.	Condición que defines tú
Perdido	Se quedó en silencio o abandonó la conversación.	ZeroChats (24 h sin respuesta)

Transiciones automáticas

En la configuración del negocio defines condiciones en lenguaje natural sobre cuándo mover un lead a una etapa. Solo cinco etapas tienen condición configurable, y son estas:

• Para mover a Cualificando: “cuando el lead explique con claridad qué está buscando”.
• Para mover a Agendado: “cuando el lead haya confirmado una cita”.
• Para mover a Pagado: “cuando el lead confirme que ha pagado”.
• Para mover a Pospuesto: “cuando el lead pida que le contactes más adelante”.
• Para mover a No cualificado: “cuando el lead claramente no encaja (ubicación equivocada, sin presupuesto, etc.)”.

La IA evalúa estas condiciones después de cada mensaje. Si una condición se cumple, el lead pasa a esa etapa. Una condición vacía deja la transición desactivada.

Si dejas que la IA agende, cuidado con la condición de Agendado

Cuando tienes Calendly o GoHighLevel conectado para que la IA reserve, la pantalla te avisa al escribir esta condición. El motivo: la condición decide solo con la conversación, así que puede marcar al lead como Agendado en cuanto acepte una hora, antes de que la cita exista de verdad en tu calendario —que además necesita su nombre completo, su correo y que el hueco siga libre—.

Mantenla estricta, o déjala vacía para que solo una reserva real marque ese estado.

Etapas que no se configuran con condiciones

Las cuatro etapas restantes las asigna ZeroChats por sí mismo, así que no las encontrarás en la lista de condiciones de la configuración del negocio:

• Abierta — el negocio ha escrito primero y el lead aún no ha respondido.
• Descubriendo — hay conversación activa y todavía sin clasificar. Es también la etapa a la que vuelve un lead que estaba en Perdido o No cualificado si escribe de nuevo.
• Propuesta — se asigna cuando la IA envía al lead uno de tus enlaces de venta. No hay condición que escribir: configura el enlace en Enlaces de venta y la etapa se aplica sola al enviarlo. Solo avanza a leads que están antes en el embudo: un lead ya en Propuesta, Agendado o Pagado conserva su etapa aunque reciba otro enlace (por ejemplo, uno de preparación para la llamada).
• Perdido — se asigna cuando pasan más de 24 horas sin ningún mensaje en la conversación. Las 24 h se cuentan desde el último mensaje de cualquiera de las dos partes, no solo del lead: cada respuesta de la IA, cada follow-up y cada mensaje que escribas tú reinicia la cuenta. Por eso, si tienes un follow-up a las 21 h, el lead pasa a Perdido unas 24 h después de ese follow-up, no 24 h después de su último mensaje. Solo ocurre desde Descubriendo y Cualificando: un lead que ya está en Propuesta, Agendado, Pagado o Pospuesto no pasa a Perdido por inactividad, y tampoco uno que tenga abierto un recordatorio de Retomar conversación (ver Recordatorios).

Hay transiciones que no pueden ocurrir

Cuando un lead ya ha avanzado, no vuelve a las etapas de evaluación inicial:

• Desde Propuesta, Agendado, Pagado o Pospuesto, un lead no vuelve a Cualificando ni pasa a No cualificado.
• Desde Pagado, un lead no pasa a Agendado.

Si escribiste una condición para una de esas etapas y nunca se aplica, mira en qué etapa está el lead: lo más probable es que ya la hubiera superado. En esos casos, cambia la etapa a mano.

Los leads en Pospuesto quedan en pausa

Mientras un lead esté en Pospuesto no recibe follow-ups y tampoco pasa a Perdido por inactividad. Es la etapa para los leads que retomarás tú manualmente más adelante.

Buenas prácticas

Empieza solo con las transiciones críticas para tu negocio (normalmente Cualificando, Agendado y Pagado) y deja el resto vacías. Añade el resto cuando tengas claro qué frase describe el cambio en cada etapa.

Control manual

Siempre puedes cambiar la etapa manualmente desde el dashboard, sin que importen las condiciones automáticas. El cambio manual prevalece hasta que una nueva condición se vuelva a cumplir.