Configuración del negocio

Qué es

Es la pantalla Configuración del panel del negocio. Reúne en tarjetas todos los ajustes globales que afectan al comportamiento del asistente: tiempos de respuesta, palabras clave, transiciones de estado, etiquetas, notificaciones, disparadores de modo manual, zona horaria, horario de oficina e integraciones externas.

A diferencia del Agente de IA (que define qué dice la IA), aquí se define cómo y cuándo opera la IA en tu cuenta.

Conexión con asistentes externos (MCP)

Permite gestionar el negocio en lenguaje natural desde ChatGPT o Claude. Tras conectar tu enlace privado, puedes pedirles que actualicen agentes, follow-ups, enlaces de venta, contenido o que simulen respuestas antes de activarlas.

Disponibilidad

La conexión MCP solo está disponible en los planes Business y Anual.

Aviso de que se habla con una IA

Puedes enviar al lead un aviso automático informándole de que está hablando con un asistente de inteligencia artificial. En algunos países la ley exige este aviso: consúltalo y actívalo si te aplica.

• Cuándo se envía: una sola vez por lead, como primer mensaje de cada conversación nueva, justo antes de la primera respuesta de la IA. Un lead que ya lo recibió no lo vuelve a recibir.
• Desactivado por defecto: si no lo activas, no se envía nada. Un indicador te muestra en todo momento si el aviso se está enviando o no.
• Mensaje personalizable: redacta el aviso con el tono de tu negocio o deja el texto por defecto.

Se configura en la pantalla Configuración (solo el propietario): activa el interruptor del aviso y, si quieres, edita el mensaje.

Tiempo de respuesta

Ajuste	Qué hace	Rango
Minutos mínimos para enviar mensaje	La IA espera entre N y N+1 minutos antes de enviar cada respuesta, para que la conversación parezca humana.	1–3590 min

Palabras clave (Keywords)

Bloque que define las palabras clave del negocio. Puedes activar el modo “Responder solo a palabras clave” para que la IA ignore cualquier mensaje que no las contenga, y enrutar coincidencias a una IA específica. Mira la página de Keywords para el detalle.

Condiciones de Transición de Estado

Define en lenguaje natural cuándo un lead pasa entre los estados que la IA gestiona activamente:

• Cualificando — por defecto: “Cuando se hace la primera pregunta de cualificación”.
• Pagado — por defecto: “Cuando confirman que han pagado”.
• Agendado — por defecto: “Cuando confirman que han agendado”.
• No cualificado — define cuándo el lead no es buen ajuste.
• Pospuesto — por defecto: “Cuando el lead indica que quiere ser contactado más tarde”.

Dejar una condición vacía desactiva esa transición. Otras transiciones (Propuesta, Abierta, Perdido) son automáticas y no se editan aquí.

Etiquetas (Tags)

Crea, edita o elimina las etiquetas que la IA aplicará automáticamente a las conversaciones según evolucionen. Detalle en la página de Tags.

Destinatarios de notificaciones extras

Lista de correos adicionales que reciben las notificaciones de etiquetas por email. Útil para avisar al equipo cuando una conversación entra en una categoría concreta.

Notificaciones a closers

Configura los emails de los closers y elige en qué cambios de estado del lead se envía el informe. Por defecto solo se notifica el estado Agendado; opcionalmente puedes activar también Propuesta y Pagado, y Pasó a manual para recibir un aviso cada vez que la Condición para pasar a Manual pasa un lead a manual.

Disparadores de modo manual

Estos toggles cambian un lead a modo manual cuando se cumple una condición. En modo manual la IA deja de responder hasta que reactives el lead.

Si necesitas un disparador basado en lo que dice el lead (no en una acción concreta), usa la Condición para pasar a Manual: describe la situación en lenguaje natural y la IA hará el pase cuando la detecte.

Ajuste	Qué hace
Si respondes desde Instagram	Si contestas al lead manualmente desde Instagram con un mensaje de texto, la IA deja de responderle automáticamente. Solo cuentan los mensajes de texto — audios, imágenes y otros medios se ignoran.
Si el negocio envía el primer mensaje de bienvenida	Pone al lead en manual cuando es el negocio quien inicia la conversación con un mensaje de texto.
Si la IA envía un enlace de venta	Tras enviar un enlace de venta, la IA deja de continuar la conversación. Útil para evitar que siga hablando después de mandar la página de reserva o compra.
Eliminar signos de apertura españoles (¿ y ¡)	Cosmético: elimina los signos ¿ y ¡ de todas las respuestas, incluidas las de follow-up.

Solo cuenta lo que esté en Enlaces de venta

El disparador “Si la IA envía un enlace de venta” se activa cuando la respuesta de la IA incluye una URL que tengas dada de alta en Enlaces de venta. Los recursos guardados en Contenidos (PDFs, vídeos, enlaces a una clase gratuita) no lo activan.

Si tus leads pasan a manual justo después de recibir un recurso gratuito, comprueba dónde está ese enlace: si lo guardaste en Enlaces de venta, muévelo a Contenidos. En Enlaces de venta conviene dejar solo aquello que marca el final del trabajo de la IA, como la página de reserva o de pago.

Si usas otra herramienta de automatización

ZeroChats no puede distinguir un mensaje que escribes tú a mano de uno que envía otra herramienta conectada a tu cuenta (ManyChat, Drivos u otra): los dos salen de tu Instagram. Si esa herramienta manda mensajes por su cuenta, estos disparadores pasan leads a manual sin que tú hagas nada:

• Si envía el primer mensaje de la conversación, cuenta como “Si el negocio envía el primer mensaje de bienvenida”.
• Si lo envía en una conversación que ya existía, cuenta como “Si respondes desde Instagram”.

Desactiva el disparador que te afecte para que esos leads nazcan automatizados. Más detalle en Los leads entran en modo manual.

Mensajes de bienvenida

ZeroChats no envía mensajes de bienvenida proactivos por limitaciones de la API de Meta: la IA solo responde cuando el lead escribe primero. Si necesitas un mensaje de bienvenida automático, recomendamos combinarlo con una herramienta como ManyChat.

Zona horaria

Configura la zona horaria del negocio. Se usa tanto para las estadísticas como para calcular el horario de oficina con precisión. Hay zonas predefinidas para América Latina, Europa, Norteamérica, Asia, Oceanía y África.

Horario de Oficina

Define cuándo la IA puede enviar mensajes. Si está desactivado, la IA responde 24/7. Si lo activas, eliges a qué hora abre y a qué hora cierra, siempre en la zona horaria del negocio (la tarjeta la nombra debajo de las horas).

Ajuste	Qué hace
Activar Horario de Oficina	Activa o desactiva las restricciones de horario. Necesitas haber guardado un horario.
Abre a las / Cierra a las	Franja durante la cual la IA y los follow-ups envían mensajes.
Abierto todo el día	Atiende las 24 horas, sin definir franja.

La tarjeta te dice en todo momento en qué situación estás:

• El horario guardado, escrito en una frase (“La IA responderá de 9:00 a 18:00”).
• Un aviso con lo que se aplicaría al guardar, si has tocado algo y aún no has guardado.
• Una línea Ahora mismo que dice si la IA está respondiendo o está fuera de horario, y a qué hora vuelve a responder.

Franjas que cruzan la medianoche

Si la hora de cierre es anterior a la de apertura, la franja termina al día siguiente (por ejemplo, de 22:00 a 6:00). La tarjeta lo indica expresamente para que no lo confundas con un horario mal puesto.

Cómo se comporta fuera de horario

Los mensajes que entren fuera del horario no se pierden: se procesan cuando vuelve a estar dentro de la franja activa. Los follow-ups también respetan el horario.

Integración con GoHighLevel

Conecta tu cuenta de GoHighLevel para crear contactos automáticamente en cuanto un lead tiene su primera interacción. Una vez conectado, podrás usar también el calendario de GHL para agendar citas.

No responder a leads que sigues

Ajuste solo para Instagram. Cuando lo activas, la IA no responde a un lead —ni le envía follow-ups— si la cuenta de Instagram conectada ya sigue a ese lead. Es útil para no enviar mensajes automáticos a personas con las que ya tienes una relación (clientes, colaboradores, amigos). En la app aparece como Si tu cuenta de Instagram ya sigue al lead.

Los mensajes de esos leads no se guardan

Con el ajuste activo, los mensajes que te escribe un lead de Instagram al que sigues no se guardan en ZeroChats: no aparecen en el chat, ni en el CRM, ni en las estadísticas.

Como ZeroChats nunca ve un mensaje de ese lead, cada mensaje que le envía tu equipo cuenta como el primero de la conversación. Por eso, si pones a ese lead en Manual, el siguiente mensaje de tu equipo puede devolverlo a Automatizado; en su historial verás el motivo “Primer mensaje de la conversación…”.

Si quieres atender tú a estos leads y que sigan en Manual, o quieres ver sus mensajes, desactiva el ajuste.

En el CRM también puedes filtrar los leads según si siguen tu cuenta (Seguidor / No seguidor), para revisar de un vistazo con quién ya tienes contacto.

Instagram no siempre da esta información

Instagram no siempre nos permite ver el perfil del lead, especialmente cuando el negocio escribe primero (outbound). En esos casos el lead aparece en el CRM con su @usuario y la marca Perfil oculto (o como Desconocido, si tampoco tenemos el usuario) y no se puede comprobar si tu cuenta lo sigue, así que la IA responde con normalidad aunque el ajuste esté activo.

Los datos se completan solos en cuanto el lead te escribe, y a partir de ahí el ajuste vuelve a aplicarse.

Usuarios Ignorados

Lista de usuarios de Instagram y números de WhatsApp a los que la IA no debe responder. Útil para excluir cuentas internas, partners o números de pruebas.

• Para WhatsApp incluye el prefijo del país (p. ej. +34612345678).
• Para Instagram introduce el usuario (p. ej. @juan_perez).
• Puedes añadir varios a la vez con Añadir en Lote (uno por línea).

Cuando el usuario de Instagram aún no se conoce

Esta lista se aplica comparando el usuario de Instagram del lead, y ese dato no siempre está disponible: si Instagram todavía no nos lo ha facilitado, el lead figura como Desconocido y la exclusión puede no aplicarse en esos mensajes. La lista se comprueba antes de responder y antes de crear el lead, así que un usuario ignorado del que sí conocemos el @usuario no llega a aparecer en el CRM.

En cuanto el lead escribe, su usuario se completa automáticamente y la lista vuelve a funcionar. Para casos críticos, revisa la conversación en el CRM o pasa el lead a manual.

Historial de la información del negocio

La información del negocio se edita en Negocio y Prompts → Negocio, junto a las instrucciones de tus agentes. Cada vez que guardas un cambio, ZeroChats guarda automáticamente la versión anterior. El botón Versiones de esa tarjeta te deja:

• Repasar las versiones anteriores, con su fecha.
• Abrir cualquiera de ellas completa y ver qué cambió.
• Restaurar una versión anterior si el último cambio ha empeorado las respuestas de la IA.
• Eliminar del historial las versiones que ya no te sirvan. Tu información actual no se toca.
• Ver quién hizo cada cambio: cada versión indica la persona que la guardó y si fue una edición manual o un cambio hecho por la IA. Útil cuando varias personas tocan la misma configuración y las respuestas cambian sin saber por qué.

Guarda antes de reescribir a fondo

Si vas a reformular la información del negocio entera, guarda primero lo que tienes. Esa versión queda archivada y puedes volver a ella si el cambio no funciona.

Acciones del propietario

Disponibles solo para el propietario del negocio, al final de la pantalla de Configuración:

Acción	Qué hace
Clonar Negocio	Crea una copia del negocio actual con su configuración.
Equipo	Lleva a la sección Equipo, donde das acceso a otras personas.

Equipo: invitar a otras personas

Invitar a alguien concede acceso a este negocio —datos, leads, conversaciones, configuración y acciones— según los permisos que le asignes. Invita solo a personas de confianza; puedes revocar el acceso en cualquier momento.

Las invitaciones viven en Equipo, una sección propia del menú lateral, justo debajo de Configuración. Solo la ve el propietario del negocio: conceder acceso es lo único que una persona invitada no puede hacer, por muchos permisos que tenga. En Configuración queda una tarjeta que te lleva allí con Ir a Equipo.

En esa página tienes, en la misma pantalla, las dos formas de dar acceso y la lista de quién lo tiene.

Invitar por email

1. Escribe el email de la persona. Debe tener ya una cuenta registrada en ZeroChats; si el email no está registrado, verás un aviso y no podrás invitarla hasta que se registre.
2. Elige sus permisos con los interruptores (ver la tabla de abajo).
3. Pulsa Invitar. La persona verá el negocio en su lista, marcado como Compartido.

Invitar con un enlace

• Copia el enlace para compartir y envíaselo a quien deba acceder. Al abrirlo e iniciar sesión, obtiene acceso al negocio con todos los permisos, así que úsalo solo cuando esa sea la intención.
• Trátalo con cuidado: cualquiera que tenga el enlace puede acceder. Si se compartió por error, usa Regenerar enlace para invalidar el anterior y crear uno nuevo.

Permisos

Se conceden por categoría y puedes ajustarlos por persona en cualquier momento:

Permiso	Da acceso a
Conversaciones	CRM: leads, conversaciones y envío de mensajes.
Configuración	Panel, posts y reels, agente de IA, estrategia (enlaces de venta, contenidos, follow-ups) y ajustes.
Análisis	Informes, estadísticas y rendimiento.

Retirar el acceso

• En la lista de personas con acceso, dentro de Equipo, ajusta los permisos de cada una o usa Quitar acceso para revocarlo por completo.
• Regenerar enlace invalida el enlace anterior; las personas ya invitadas por email conservan su acceso hasta que las quites.
• La persona invitada también puede autoexcluirse con Abandonar negocio desde su lista de negocios; esto no elimina el negocio.

Precaución

Invitar a alguien da acceso operativo real al negocio. Revisa bien los permisos que concedes e invita solo a personas de total confianza.

Buenas prácticas

• Configura primero la zona horaria, después el horario de oficina — el horario depende de la zona.
• Empieza con un valor de 1 minuto para los minutos mínimos. Súbelo solo si tu sector requiere respuestas más reposadas.
• Define las transiciones de estado en lenguaje claro y concreto. Evita verbos ambiguos como “cuando muestre interés”.
• Si tienes un equipo comercial, añade sus emails en Notificaciones a closers y activa los estados que quieran trackear.
• Revisa Usuarios Ignorados antes de lanzar: incluye al menos los teléfonos de prueba internos.