Programación de citas — Calendly, GoHighLevel o tu propio sistema

Qué es

Si conectas Calendly o GoHighLevel, la IA agenda reuniones directamente en la conversación de Instagram o WhatsApp. El lead no abre páginas externas: ve los huecos disponibles, elige uno y la cita queda registrada en tu calendario.

¿Usas otro calendario o un sistema de reservas propio? También puedes conectarlo: la pestaña Personalizado del mismo diálogo deja que la IA agende contra dos endpoints tuyos. Está explicado en Agendamiento personalizado.

Cómo se configura

1. Conectar el calendario

• Calendly: ve a Enlaces de venta en el menú lateral, abre Agendar Automáticamente y, en la pestaña de Calendly, pulsa Conectar con Calendly para autorizar tu cuenta. Cuando esté conectada verás Conectado a Calendly y Conectado como seguido del email.
• GoHighLevel: conecta primero la Integración con GoHighLevel desde Configuración. Después, en programación de citas, elige el calendario en Seleccionar Calendario.

Requisitos importantes

Calendly requiere una suscripción de pago (Standard o superior) para que el agendamiento automático funcione vía API. Es una limitación de Calendly, no de ZeroChats.

2. Elegir el evento o calendario

• En Calendly, abre Seleccionar Tipo de Evento y elige el evento que la IA usará para agendar.
• En GoHighLevel, selecciona el calendario correspondiente desde Seleccionar Calendario.

3. Definir la condición

• En Calendly, escribe la Condición de Agendamiento.
• En GoHighLevel, escribe la Condición de Programación.

Es una regla en lenguaje natural que indica cuándo la IA debe ofrecer agendar. La IA evaluará esta condición en cada mensaje para decidir si propone huecos.

Cómo redactar la condición

Sé específico. En lugar de “cuando el lead esté interesado”, escribe algo como “cuando el lead muestre interés en una demo” o “después de que el lead pregunte por precios y disponibilidad”. Cuanto más concreta sea la condición, mejor será el momento que elige la IA.

Escribe solo la condición: los horarios los elegimos nosotros. Si necesitas algún dato antes de la llamada (teléfono, presupuesto…), no lo metas aquí: añádelo como pregunta antes de agendar.

4. Preguntas antes de agendar (opcional)

Si quieres que el lead responda unas preguntas antes de reservar —presupuesto, tipo de negocio, teléfono…—, la IA las hace dentro de la conversación, una por mensaje y en orden, esperando cada respuesta antes de pasar a la siguiente, y envía las respuestas junto con la cita. El lead no rellena ningún formulario.

• Calendly: añade las preguntas al tipo de evento en Calendly, como harías para tu página de reservas. ZeroChats las lee solas, con sus opciones y cuáles son obligatorias; no tienes que configurar nada más. Las respuestas aparecen en la cita, igual que si el lead hubiera rellenado el formulario.
• GoHighLevel: en Preguntas antes de agendar, marca los campos personalizados del contacto que la IA debe preguntar. Las respuestas se guardan en esos campos del contacto (así tus automatizaciones y filtros las ven) y aparecen resumidas en la descripción de la cita. GoHighLevel no deja leer el formulario del calendario por API, por eso eliges los campos a mano.
• Personalizado: tu endpoint de disponibilidad declara las preguntas. Detalle en Agendamiento personalizado.

Si conectaste GoHighLevel antes de esta función

Para listar los campos personalizados, ZeroChats necesita un permiso que las conexiones antiguas no tienen. Si el selector te muestra el aviso de reconectar, pulsa el enlace y vuelve a autorizar GoHighLevel; no pierdes nada de lo configurado.

Las respuestas también sirven para cualificar: la IA las tiene en cuenta al decidir si se cumple tu condición de agendamiento. Si el lead ya contestó algo antes en el chat, no se lo vuelve a preguntar.

5. Probar la integración

Antes de activar el agendamiento en producción, usa Probar integración / Ejecutar Prueba. Esto crea una reserva real para validar que el calendario, la zona horaria y los permisos están correctos. Si el evento tiene preguntas obligatorias, la prueba las responde con valores de ejemplo. Recuerda cancelar el evento de prueba en tu calendario después.

Cómo funciona durante la conversación

1. La IA evalúa la condición en cada mensaje.
2. Cuando se cumple, presenta hasta 5 huecos disponibles, distribuidos en distintos días para dar variedad.
3. Recopila el nombre completo y el email del lead, y las respuestas a las preguntas antes de agendar si las has configurado. No pide el teléfono salvo que sea una de esas preguntas: si el lead lo comparte por su cuenta en el chat, ZeroChats lo guarda igualmente en su ficha.
4. Tras la confirmación explícita del lead, agenda la cita en tu calendario. Si aún falta una respuesta obligatoria, no reserva: se la pide primero.
5. El estado del lead pasa a Agendado.

Los huecos que ofrece son una muestra, no la agenda completa

ZeroChats no enseña todos los huecos libres ni prioriza los más cercanos: toma un hueco al azar de cada uno de los próximos días con disponibilidad, hasta completar los 5. Por eso puede ofrecer el jueves aunque hoy quede sitio por la tarde, o proponer una sola hora de un día que en realidad tiene varias libres. La IA solo puede proponer huecos de esa lista; si el lead pide otro día u hora, vuelve sobre las opciones disponibles. La lista se mantiene para ese lead durante unos días y se renueva sola cuando un hueco deja de estar libre.

El contacto de tu CRM se completa aquí

Si tienes un CRM conectado, este es el momento en que el contacto de un lead de Instagram deja atrás el email provisional y pasa a tener su email real. Detalle en Integraciones.

Cómo sabe ZeroChats que un lead ha agendado

Es la duda más frecuente sobre esta función, y la respuesta depende de quién hace la reserva.

Si la reserva la hace la IA

Cuando la IA agenda dentro de la conversación —el flujo que acabas de leer—, ZeroChats es quien crea la cita, así que se entera en el mismo momento. El lead pasa a Agendado al instante y, si tienes activado el aviso, el correo de agendado sale entonces.

Si el lead reserva por su cuenta

Algunos negocios prefieren no dejar que la IA agende y enviar un enlace de venta a su página de reservas. Si es por conservar las preguntas de cualificación del formulario, ya no hace falta: la IA puede hacerlas en el chat (ver Preguntas antes de agendar).

En ese caso ZeroChats no recibe aviso de tu calendario: la conexión con Calendly o GoHighLevel sirve para consultar huecos y crear citas, no para vigilar las que se crean fuera. Si el lead rellena el formulario por su cuenta, esa reserva ocurre en un sitio que ZeroChats no ve.

Lo que sí ve es la conversación. Por eso el lead pasa a Agendado cuando se cumple la condición de transición de ese estado —por defecto, “Cuando confirman que han agendado”—, y esa condición se evalúa después de cada mensaje. En la práctica:

• El lead reserva y lo dice en el chat («ya lo he cogido para el martes») → pasa a Agendado en cuanto llega ese mensaje.
• El lead reserva y no vuelve a escribir → sigue en su estado anterior, porque no hay ningún mensaje nuevo que evaluar.

Por qué el correo de agendado puede llegar «tarde»

El aviso de agendado va enganchado al cambio de estado, no al momento de la reserva. Si el lead reservó el lunes por la tarde y no volvió a escribir hasta el miércoles, el estado cambia el miércoles y el correo sale el miércoles. No se ha perdido: estaba esperando a que la conversación diera la señal.

Si necesitas que el aviso salga en el instante de la reserva, la vía es dejar que la IA agende con la integración en lugar de enviar un enlace.

Qué hacer en cada caso

• Quieres el estado y el aviso al momento: deja que la IA agende con Calendly o GoHighLevel conectado.
• Necesitas tu formulario de cualificación: configura las preguntas antes de agendar y deja que agende la IA. Si aun así prefieres enviar el enlace, afina la condición de Agendado para que reconozca cómo lo cuenta tu gente («dice que ya ha reservado», «confirma la hora de la cita»…). Pide a la IA en el prompt que pregunte si ha podido reservar.
• Da igual cuándo se entere: revisa el embudo de vez en cuando y arrastra a mano los leads que veas agendados en tu calendario.

Reglas de funcionamiento

• Los huecos se muestran siempre en la zona horaria del negocio configurada en los ajustes.
• La IA nunca agenda sin confirmación explícita del lead.
• Una cita por lead. En cuanto el lead pasa a Agendado, la IA deja de proponer huecos y ya no puede volver a agendar aunque la conversación siga. Evita que un «gracias» acabe creando una segunda cita en tu calendario.
• Cambiar o cancelar una cita no se hace por chat. Si el lead quiere mover la hora, gestiónalo desde tu calendario o pásale el enlace de reprogramación de tu proveedor.
• Solo puede haber un proveedor activo a la vez: si Calendly está configurado, debes eliminar su evento antes de configurar GoHighLevel o tus propios endpoints, y viceversa.
• Calendly y GoHighLevel funcionan igual desde la perspectiva del lead.

Buenas prácticas

• Configura primero la zona horaria correcta del negocio antes de probar el agendamiento.
• Pide solo lo que de verdad necesitas antes de la llamada: cada pregunta es un mensaje más antes de cerrar la cita.
• Combina la condición de agendamiento con la condición de transición a Agendado del embudo para que el estado se actualice automáticamente cuando el lead confirme.
• Usa Probar integración cada vez que cambies de calendario, evento o zona horaria.