Integraciones — sincroniza tus leads con tu CRM

Qué es

Las integraciones conectan ZeroChats con las herramientas donde ya trabajas. Cada vez que alguien te escribe por Instagram o WhatsApp, ZeroChats crea el contacto en tu CRM automáticamente — sin exportar nada a mano, sin copiar y pegar.

Hoy puedes conectar estos destinos:

Integración	Qué crea en tu herramienta
GoHighLevel	Un contacto, con los tags del lead como tags nativos de GHL.
HubSpot	Un contacto, con los tags del lead anotados en una nota.
Airtable	Un registro en una tabla ZeroChats Leads dentro de la base que elijas.
Webhook personalizado	Un POST con JSON a la URL que tú indiques, para conectar cualquier otra herramienta.

Puedes tener varias conectadas a la vez: el lead se envía a todas.

El Webhook personalizado funciona distinto al resto: no crea contactos en una herramienta concreta, te entrega el evento en crudo para que hagas con él lo que quieras (n8n, Make, Zapier o tu propio backend). Tiene su propia página: Webhook personalizado.

Cómo conectar

Los tres CRMs se conectan desde el mismo sitio y ninguno necesita claves de API — se autoriza con la cuenta.

1. Entra en Configuración del negocio. En la tarjeta Integraciones, pulsa el botón Integraciones.

2. Elige la herramienta y pulsa su botón de conexión (Conectar con GoHighLevel, Conectar con HubSpot o Conectar con Airtable).

3. Autoriza a ZeroChats en la ventana de la herramienta. En GoHighLevel, elige la location con la que quieres trabajar.

4. Vuelve a ZeroChats. La integración aparece con la etiqueta Conectado y empieza a sincronizar.

El Webhook personalizado se configura desde esa misma pantalla, pero con sus propios pasos: los tienes en Webhook personalizado.

Airtable pide un paso más. Después de conectar, pulsa Configurar y elige la base de destino. ZeroChats crea dentro de ella una tabla llamada ZeroChats Leads con las columnas correctas (Name, Email, Phone, Instagram, Source, Tags). Hasta que no elijas base, no se sincroniza nada.

Cuándo se sincroniza un lead

La sincronización es automática y en tiempo real. No hay que pulsar nada ni esperar a un envío programado. Un lead llega a tu CRM en estos momentos:

• En la primera interacción: cuando escribe por primera vez por DM o WhatsApp, o cuando comenta en un post o reel.
• Cuando recibe un tag, ya sea automático o puesto por ti a mano. Solo se envían los tags nuevos.
• Cuando aparecen sus datos de contacto: si deja su email al agendar una cita, o si lo comparte durante la conversación, el contacto del CRM se actualiza con ese dato. En GoHighLevel esta actualización tiene sus propias condiciones, que verás más abajo.

La sincronización va en un solo sentido

ZeroChats escribe en tu CRM, pero no lee de él. Los cambios que hagas en GoHighLevel, HubSpot o Airtable no vuelven a ZeroChats.

Cómo identificamos a cada lead

Esta es la parte que conviene entender bien, porque explica algo que vas a ver con tus propios ojos dentro de tu CRM.

Todos los CRMs necesitan una clave principal: un dato único que identifique a cada contacto y evite que se dupliquen. Normalmente esa clave es el email o el teléfono.

WhatsApp

En WhatsApp no hay problema: el lead te escribe desde su número de teléfono, así que ese número es la clave principal desde el primer mensaje. El contacto se crea directamente con su teléfono real.

Instagram

En Instagram no tenemos ni email ni teléfono. Alguien te manda un DM y lo único que sabes de él es su nombre de usuario. Pero el CRM sigue exigiendo una clave principal para poder crear el contacto.

La solución de ZeroChats es construir una a partir de lo único que tenemos: cogemos el nombre de usuario y le añadimos @instagram.com.

usuario de Instagram:  martasoler
clave principal:       [email protected]

Esto resuelve dos cosas de golpe. Primero, cada lead tiene una clave única y estable desde el segundo cero, así que el contacto se puede crear de inmediato. Y segundo, al ver ese email en tu CRM sabes de un vistazo que ese lead vino de Instagram y que aún no te ha dado su email real.

Qué pasa cuando el lead da su email real

En cuanto conseguimos el email de verdad — porque lo escribe al agendar una cita, o porque lo comparte en la conversación — actualizamos el contacto que ya existe. El email provisional se sustituye por el real, en la misma ficha.

No se crea un contacto nuevo. No se duplica nada. Es el mismo lead, con su historial intacto, que ahora tiene su email correcto.

1. Marta te escribe por Instagram   →  contacto creado como [email protected]
2. Marta agenda y deja su email     →  el mismo contacto pasa a [email protected]

Así funciona en HubSpot y Airtable. En GoHighLevel la actualización espera un poco más.

En GoHighLevel: nombre, teléfono y email real

Con GoHighLevel el contacto de un lead de Instagram no se actualiza en cuanto aparece un dato suelto. Espera a tener la ficha completa y la escribe de una vez: nombre, número de teléfono y email real.

Para que ocurra tienen que cumplirse las dos condiciones:

1. El lead está en estado Agendado, es decir, ha agendado una llamada.
2. Ha dejado su número y su email en el chat. La IA se los pide durante el agendamiento.

Si falta cualquiera de las dos, el contacto se queda con el email provisional.

1. Marta te escribe por Instagram         →  contacto creado como [email protected]
2. Marta agenda y deja número y email     →  la misma ficha pasa a [email protected]
                                             y suma su teléfono real

Tampoco aquí se crea un contacto nuevo: es la misma ficha de siempre, con su historial intacto.

No envíes campañas a los emails provisionales

Las direcciones que terminan en @instagram.com no son buzones reales: son solo la clave que permite crear el contacto. Si haces email marketing desde tu CRM, filtra esos contactos o te rebotarán todos los envíos y dañarás la reputación de tu dominio. En cuanto el contacto se actualiza con el email real, ya puedes incluirlo.

Qué campos se sincronizan

Campo	GoHighLevel	HubSpot	Airtable
Nombre	✅	✅	✅ (Name)
Email	✅	✅	✅ (Email)
Teléfono	✅	✅	✅ (Phone)
Usuario de Instagram	—	—	✅ (Instagram)
Canal de origen	—	—	✅ (Source)
Tags	Tags nativos	En una nota	✅ (Tags)

En HubSpot los tags no existen como tal, así que los escribimos como una nota con fecha en el contacto (Tags: interesado, precio). En GoHighLevel sí se aplican como tags nativos y puedes filtrar y automatizar con ellos.

Buenas prácticas

• Conecta el CRM antes de lanzar campañas. Los leads se sincronizan a partir del momento en que conectas, no hacia atrás. Si lo conectas a mitad de campaña, los leads anteriores no aparecerán.
• Aprovecha los tags para segmentar. Como los tags de ZeroChats viajan al CRM, puedes construir automatizaciones allí que se disparen con lo que la IA detectó en la conversación.
• Filtra los @instagram.com en tus secuencias de email. Un simple filtro «el email no contiene @instagram.com» te evita rebotes.
• En Airtable, no renombres las columnas de la tabla ZeroChats Leads. La integración escribe sobre esos nombres.

Limitaciones

• La sincronización es unidireccional: de ZeroChats hacia el CRM, nunca al revés.
• El estado del embudo no se sincroniza. Los cambios de etapa del lead se quedan en ZeroChats.
• No hay mapeo de campos personalizado. Los campos que se envían son los de la tabla de arriba.
• En Airtable, la tabla la crea ZeroChats. No puedes apuntar la integración a una tabla que ya tengas.
• Un lead sin nombre no se sincroniza hasta que se conoce su nombre.
• En GoHighLevel, los leads de Instagram conservan el email provisional hasta que agendan una llamada y dejan su número y su email.