Integraciones — sincroniza tus leads con tu CRM

Qué es

Las integraciones conectan ZeroChats con las herramientas donde ya trabajas. Cada vez que alguien te escribe por Instagram o WhatsApp, ZeroChats crea el contacto en tu CRM automáticamente — sin exportar nada a mano, sin copiar y pegar.

Hoy puedes conectar estos destinos:

Integración	Qué crea en tu herramienta
GoHighLevel	Un contacto, con los tags del lead como tags nativos de GHL.
HubSpot	Un contacto, con los tags del lead anotados en una nota.
Airtable	Un registro en una tabla ZeroChats Leads dentro de la base que elijas.
Webhook personalizado	Un POST con JSON a la URL que tú indiques, para conectar cualquier otra herramienta.

Puedes tener varias conectadas a la vez: el lead se envía a todas.

El Webhook personalizado funciona distinto al resto: no crea contactos en una herramienta concreta, te entrega el evento en crudo para que hagas con él lo que quieras (n8n, Make, Zapier o tu propio backend). Tiene su propia página: Webhook personalizado.

Cómo conectar

Los tres CRMs se conectan desde el mismo sitio y ninguno necesita claves de API — se autoriza con la cuenta.

1. Entra en Configuración del negocio y abre la pestaña Integraciones. Las herramientas están en la sección CRM, webhooks y tracking, una tarjeta por integración.

2. Elige la herramienta y pulsa su botón de conexión (Conectar con GoHighLevel, Conectar con HubSpot o Conectar con Airtable).

3. Autoriza a ZeroChats en la ventana de la herramienta. En GoHighLevel, elige la location con la que quieres trabajar.

4. Vuelve a ZeroChats. La integración aparece con la etiqueta Conectado y empieza a sincronizar.

El Webhook personalizado se configura desde esa misma pantalla, pero con sus propios pasos: los tienes en Webhook personalizado.

Airtable pide un paso más. Después de conectar, pulsa Configurar y elige la base de destino. ZeroChats crea dentro de ella una tabla llamada ZeroChats Leads con las columnas correctas (Name, Email, Phone, Instagram, Source, Tags). Hasta que no elijas base, no se sincroniza nada.

Cuándo se sincroniza un lead

La sincronización es automática y en tiempo real. No hay que pulsar nada ni esperar a un envío programado. Un lead llega a tu CRM en estos momentos:

• En la primera interacción: cuando escribe por primera vez por DM o WhatsApp, o cuando comenta en un post o reel.
• Cuando recibe un tag, ya sea automático o puesto por ti a mano. Solo se envían los tags nuevos.
• Cuando cambia de etapa en el embudo: el CRM recibe una etiqueta Status: seguida de la etapa en inglés, por ejemplo Status: Booked cuando agenda o Status: Paid cuando paga. Las etiquetas se acumulan, así que la última te dice en qué etapa está. La lista completa de equivalencias está en Webhooks.
• Cuando aparecen sus datos de contacto: si deja su email al agendar una cita, o si comparte su email o su teléfono durante la conversación, el contacto del CRM se actualiza con ese dato. Funciona igual en los tres CRMs.

La sincronización va en un solo sentido

ZeroChats escribe en tu CRM, pero no lee de él. Los cambios que hagas en GoHighLevel, HubSpot o Airtable no vuelven a ZeroChats.

Cómo identificamos a cada lead

Esta es la parte que conviene entender bien, porque explica algo que vas a ver con tus propios ojos dentro de tu CRM.

Todos los CRMs necesitan una clave principal: un dato único que identifique a cada contacto y evite que se dupliquen. Normalmente esa clave es el email o el teléfono.

WhatsApp

En WhatsApp no hay problema: el lead te escribe desde su número de teléfono, así que ese número es la clave principal desde el primer mensaje. El contacto se crea directamente con su teléfono real.

Instagram

En Instagram no tenemos ni email ni teléfono. Alguien te manda un DM y lo único que sabes de él es su nombre de usuario. Pero el CRM sigue exigiendo una clave principal para poder crear el contacto.

La solución de ZeroChats es construir una a partir de lo único que tenemos: cogemos el nombre de usuario y le añadimos @instagram.com.

usuario de Instagram:  martasoler
clave principal:       [email protected]

Esto resuelve dos cosas de golpe. Primero, cada lead tiene una clave única y estable desde el segundo cero, así que el contacto se puede crear de inmediato. Y segundo, al ver ese email en tu CRM sabes de un vistazo que ese lead vino de Instagram y que aún no te ha dado su email real.

Qué pasa cuando el lead da su email real

En cuanto conseguimos el email de verdad — porque lo escribe al agendar una cita, o porque lo comparte en la conversación — actualizamos el contacto que ya existe. El email provisional se sustituye por el real, en la misma ficha.

No se crea un contacto nuevo. No se duplica nada. Es el mismo lead, con su historial intacto, que ahora tiene su email correcto.

1. Marta te escribe por Instagram   →  contacto creado como [email protected]
2. Marta agenda y deja su email     →  el mismo contacto pasa a [email protected]

Así funciona en GoHighLevel, HubSpot y Airtable por igual: en cuanto el lead agenda y deja su email, la ficha se actualiza. No hace falta que dé también su teléfono.

Y el teléfono de un lead de Instagram

Al agendar, la IA pide nombre completo y email; el teléfono solo si lo has añadido como pregunta antes de agendar. Si no, el número solo llega a tu CRM si el lead lo comparte por su cuenta en la conversación: ZeroChats lo detecta, lo guarda en la ficha del lead y lo añade al contacto de tu CRM. Si necesitas el teléfono de todos los leads que agendan, añádelo como pregunta de tu calendario.

Tampoco aquí se crea un contacto nuevo: es la misma ficha de siempre, con su historial intacto.

No envíes campañas a los emails provisionales

Las direcciones que terminan en @instagram.com no son buzones reales: son solo la clave que permite crear el contacto. Si haces email marketing desde tu CRM, filtra esos contactos o te rebotarán todos los envíos y dañarás la reputación de tu dominio. En cuanto el contacto se actualiza con el email real, ya puedes incluirlo.

Qué campos se sincronizan

Campo	GoHighLevel	HubSpot	Airtable
Nombre	✅	✅	✅ (Name)
Email	✅	✅	✅ (Email)
Teléfono	✅	✅	✅ (Phone)
Usuario de Instagram	—	—	✅ (Instagram)
Canal de origen	—	—	✅ (Source)
Tags	Tags nativos	En una nota	✅ (Tags)

En HubSpot los tags no existen como tal, así que los escribimos como una nota con fecha en el contacto (Tags: interesado, precio). En GoHighLevel sí se aplican como tags nativos y puedes filtrar y automatizar con ellos.

Buenas prácticas

• Conecta el CRM antes de lanzar campañas. Los leads se sincronizan a partir del momento en que conectas, no hacia atrás. Si lo conectas a mitad de campaña, los leads anteriores no aparecerán.
• Aprovecha los tags para segmentar. Como los tags de ZeroChats viajan al CRM, puedes construir automatizaciones allí que se disparen con lo que la IA detectó en la conversación.
• Filtra los @instagram.com en tus secuencias de email. Un simple filtro «el email no contiene @instagram.com» te evita rebotes.
• En Airtable, no renombres las columnas de la tabla ZeroChats Leads. La integración escribe sobre esos nombres.

Limitaciones

• La sincronización es unidireccional: de ZeroChats hacia el CRM, nunca al revés.
• El estado del embudo llega como etiqueta, no como una etapa propia del CRM. Si quieres disparar una automatización cuando un lead agenda, fíltrala por la etiqueta Status: Booked.
• No hay mapeo de campos personalizado. Los campos que se envían son los de la tabla de arriba.
• En Airtable, la tabla la crea ZeroChats. No puedes apuntar la integración a una tabla que ya tengas.
• Un lead sin nombre se sincroniza con su usuario de Instagram como nombre del contacto. Solo queda sin sincronizar el lead del que no se conoce ni el nombre ni el usuario.
• En GoHighLevel, los leads de Instagram conservan el email provisional hasta que agendan una llamada y dejan su email.